ヒアリングシート例フローに沿って5つずつ
以下は、契約ライフサイクルの各段階に対応したヒアリングシートです。
各項目につき、ヒアリング質問を5つずつ設定しています。
すべてナラティブ形式（説明・経緯・判断根拠・実態）での回答を求める設計です。
1. 応札・受注前
応札判断におけるリスク評価、意思決定プロセス、リスクの引継ぎ状況を確認します。
ヒアリング質問（5問）
- 当該案件の応札判断に至るまでの社内プロセス（関係者、会議体、判断基準）を時系列で説明してください。
- 応札判断時に、顧客の支払能力や契約条件の不確実性についてどのようなリスク評価を行いましたか？
- 応札判断において、条件付き承認や留意事項があった場合、それはどのように社内で共有・管理されましたか？
- 応札判断の記録（入札対応記録、会議議事録など）はどこに保管され、どのような内容が記載されていますか？
- 応札時に認識されたリスクは、契約締結後のRMSや売掛債権管理にどのように引き継がれましたか？
2. 契約締結・受注計上
契約締結の証憑、受注計上のタイミングと根拠、例外的な早期着手の管理を確認します。
ヒアリング質問（5問）
- 契約締結の根拠となる文書（契約書、MoM、LOI等）は何であり、どのような手続で確認・保管されていますか？
- 受注計上のタイミングは、社内規程に定められた基準（契約調印、顧客承認等）に沿っていましたか？
- 契約締結前に作業を開始した場合、その判断は誰がどのような根拠で行い、どのように承認されましたか？
- 契約金額・条件と受注計上金額・内容に差異がある場合、その理由と社内での調整・承認プロセスを説明してください。
- 契約締結・受注計上に関する証憑・承認記録はどこに保管され、誰が確認・承認していますか？
3. 業務実施・売上計上
売上計上の基準、出来高・成果物の根拠、未請求売上の管理状況を確認します。
ヒアリング質問（5問）
- 売上計上の基準（進行基準、出来高基準など）はどのように定められ、当該案件ではどのように適用されましたか？
- 売上計上の根拠となる成果物や進捗報告は、どのような形式で記録・承認されていますか？
- 未請求・未承認の売上（見積債権）が発生した場合、その内容と社内での管理方法を説明してください。
- 売上計上額と契約・変更契約の金額との整合性はどのように確認されていますか？
- 売上計上に関する記録（計上基準確認書、出来高報告書等）はどこに保管され、誰が承認していますか？
4. 契約変更・請求
契約変更の管理、請求根拠の妥当性、変更契約未締結の扱いを確認します。
ヒアリング質問（5問）
- 契約変更が発生した場合、その内容（スコープ、金額、工期等）と変更契約締結までのプロセスを説明してください。
- 変更契約が未締結または遅延した場合、その未契約部分はどのように管理・可視化されていますか？
- 変更契約に基づく受注修正・請求修正は、どのような証憑・承認をもって実施されましたか？
- 顧客との合意が文書化されていない変更について、請求や売上計上に与えた影響とその対応を説明してください。
- 契約変更に関する社内承認記録・顧客との合意文書はどこに保管され、誰が確認・承認していますか？
5. 入金・回収
請求書の発行・送付・受領確認、口座管理、未回収債権の管理を確認します。
ヒアリング質問（5問）
- 請求書の作成・送付プロセス（作成者、承認者、送付手段、受領確認方法）を説明してください。
- 振込口座情報は契約書に記載されていますか？請求時に変更があった場合、どのように管理・承認されましたか？
- 入金消込はどのように行われ、未回収債権はどのように識別・管理されていますか？
- 顧客からの請求差戻しや支払遅延が発生した場合、その原因分析と対応策の検討プロセスを説明してください。
- 入金・回収に関する記録（請求書控、送付記録、入金消込記録等）はどこに保管され、誰が確認していますか？
6. 滞留債権モニタリング
債権の群分類、モニタリング体制、エスカレーションと是正対応を確認します。
ヒアリング質問（5問）
- 当該案件の債権はどの群（第1群〜第3群）に分類され、どのような基準で分類されましたか？
- 滞留債権のモニタリングはどのような頻度・体制で実施され、どの資料に記録されていますか？
- 高額・長期滞留債権について、RM会議や取締役会での報告・議論の有無とその内容を説明してください。
- 滞留債権に対する是正策（請求促進、契約交渉、引当検討等）はどのように検討・実施されましたか？
- 滞留債権に関する社内報告資料（RM会議資料、取締役会資料、対応履歴等）はどこに保管されていますか？
必要に応じて、これらのヒアリングシートをWord形式に整形したり、チェックリスト化したりすることも可能です。ご希望があればお知らせください。
コメント
コメントを投稿