ヒアリングシート5項目
承知しました。前回の構成（段階別）を維持しつつ、ヒアリングシートの各段階（＝一項目）につき質問を5つに増やし、すべて **ナラティブ（説明・経緯・判断理由・実態）**を引き出す設計に刷新します。
また、ヒアリングシート内に **「既に入手している資料」**を明示し、それ以外の **「補足資料（追加提出依頼）」**を段階別に要求できるようにします。
以下はそのまま配布できる体裁（案）です。根拠として参照している社内規程・ガイドラインは末尾の「既入手資料」に列挙しています。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF], [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF], [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF], [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
被監査部門向けヒアリングシート（案）
テーマ：受注前〜作業開始〜変更契約〜請求〜一時的サービス先行〜請求長期滞留（海外案件）
目的：長期滞留の“結果”ではなく、各段階での判断・統制・引継ぎ・モニタリングが設計どおり機能しているかを、実態として明らかにする。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
記入要領（重要）
- 各問いは Yes/Noではなく、経緯・判断根拠・関係者・残る論点を含めて「文章」で記載してください。
- 可能な範囲で **具体例（案件名、時期、文書名、会議名、メール件名など）**を記載し、該当資料を添付してください。
- 添付資料は「既入手資料」以外は、原則として PDF/Excel/メール（eml）/議事録等で提示してください。
0. 基本情報（全段階共通）
- 対象案件（複数可）：
- 契約形態（JICA円借款／国際機関／政府自己資金／民間 等）：
- JV形態（単独／JV-main／JV-sub）：
- 回収状況（確定債権／見積債権、滞留群の該当）： [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
- 主要関係部署（海外営業部、主管部、開発事務所、海外事務所、財務・管理部 等）：
Ⅰ．受注前（応札判断・契約前）
位置づけ：応札可否の検討・決定、入札対応記録等による管理。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
【ヒアリング質問（5問）】
- 応札判断に至るまでのプロセス（誰が、どの会議・協議で、何を論点にしたか）を時系列で説明してください。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- 応札前に、将来の請求遅延・承認遅延・回収長期化につながり得る要素（顧客の承認能力、支払条件、想定変更、政治・制度要因等）をどのように洗い出し、どう評価しましたか。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- 応札可否を「可」とした場合、“条件付き”や“留意事項”（例：契約条件修正方針、成果物・支払条件の交渉方針、例外的な先行作業の抑止策等）は何でしたか。社内でどのように共有しましたか。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- 応札判断の結果（可否・理由・論点）は、**どの記録（入札対応記録、ISP/SharePoint保管物等）**に残っていますか。記録の粒度（何が書かれているか）も説明してください。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- 応札判断時点のリスク認識は、契約後（着手会議・RM評価表等）にどのように引き継がれましたか。引継ぎが弱い／抜ける場合、その理由と改善余地を述べてください。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
【追加資料（提出依頼：既入手以外）】
- 応札可否検討会議の議事メモ／配布資料（当該案件）
- 入札対応記録（当該案件の版管理が分かるもの）
- 応札判断の留意事項（内部メール、回覧、決裁、チェックリスト等）
Ⅱ．作業開始（契約締結・受注計上・早期着手の有無）
位置づけ：受注計上のタイミング・証憑（契約書、MoM、LOI/NTP等）と、受注計上手続（承認記録等）。 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
【ヒアリング質問（5問）】
- 作業開始の根拠は何でしたか（契約調印／MoM／LOI/NTP等）。根拠文書の所在・誰が確認したか・確認観点を説明してください。 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 受注計上の判断は、規程で定めるタイミング・証憑に沿ってどのように行いましたか（適用した類型：JICA円借款、国際機関、民間等）。 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 作業開始日、受注計上日、顧客合意（署名・承認）日が異なる場合、その差分をどう説明し、社内でどう管理しましたか。 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 契約前・条件未確定で作業を開始した（または開始せざるを得なかった）場合、例外判断の経緯（誰の判断／どのリスクを許容／代替コントロール）を説明してください。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 受注計上に用いた証憑・承認記録（受注計上承認記録等）と、案件情報（契約金額等）の整合はどのように確認されていますか。 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
【追加資料（提出依頼：既入手以外）】
- 当該案件の契約交渉議事録（MoM/Minutes of Negotiation）、LOI/NTP、顧客承認レター
- 受注計上承認記録の添付証憑一式（抜粋で可だが金額・日付・サイン確認可能な部分） [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 契約前着手（サービス先行）を判断した内部文書（メール、回覧、会議メモ等）
Ⅲ．変更契約（スコープ・金額・条件の変化）
位置づけ：変更契約に伴う受注修正、変更契約によらない修正の扱い（承認状・打合簿・入金等）と手続。 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
【ヒアリング質問（5問）】
- 契約締結後に発生した主要な変更（スコープ／成果品／工期／単価／支払条件等）を列挙し、**「いつ」「誰が」「どう認識」**したか説明してください。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 変更契約（または同等の承認）を締結するまでのプロセス（交渉、合意形成、文書化、社内承認）を、実態ベースで説明してください。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 変更契約が遅延・未締結となった事項がある場合、その“未契約部分”をどう可視化し、どのようなルールで管理しましたか（案件台帳、リスト、会議体、期限管理等）。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- 受注金額の修正について、変更契約による修正／変更契約によらない修正（承認状、入金、精算書、打合簿等）のどれを用いたか、判断理由と証憑を説明してください。 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 変更契約の遅延が、請求・回収（請求未確定、顧客未承認、見積債権化等）へ与えた影響を、具体的に説明してください。 [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
【追加資料（提出依頼：既入手以外）】
- 変更契約一覧（当該案件：変更内容、金額、合意日、契約化日、未契約残）
- 変更合意の根拠資料（MoM、顧客承認状、打合簿、メール等）
- 受注修正承認記録／受注計上修正書の添付資料一式 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
Ⅳ．請求（請求書作成・送付・顧客承認）
位置づけ：請求手続における不正請求・偽装請求リスクを避けるための責任とルール（原則：財務・管理部作成、例外時の管理職承認、PDF送付方法、発送通知・受領確認、振込口座固定）。 [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
【ヒアリング質問（5問）】
- 当該案件の請求プロセス（誰が、どの情報を基に、どの承認を経て、どの手段で発行・送付）を、原則と実態の差分が分かるように説明してください。 [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
- 財務・管理部以外（主管部／開発事務所／海外事務所等）が請求書を発行した場合、管理職の確認・署名捺印、および財務・管理部へのPDF送付はどのように実施しましたか（例外発生理由も含む）。 [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
- 請求書送付後の 発送通知・受領確認 はどのように行い、発送漏れ・誤送付をどう防いでいますか。実際の運用記録（ログ、メール等）を説明してください。 [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
- 振込口座情報の扱い（契約記載、原則変更しない、請求時に変更指示しない）について、当該案件での運用実態と例外の有無を説明してください。 [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
- 請求が顧客承認に至らない／差戻しが続く／精査が長期化する場合、原因をどう分類し、誰がどの会議体・ルートで是正を主導しましたか（変更契約・成果物・税務・支払条件 等の観点）。 [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
【追加資料（提出依頼：既入手以外）】
- 請求書発行・送付の証跡（送付メール、ファイル転送ログ、受領返信等）
- 請求差戻し／未承認の一覧（案件別、理由別、滞留期間別）
- 振込口座情報の通知・変更に関するやり取り（あれば）
Ⅴ．一時的なサービス先行・請求長期滞留（見積債権の長期化を含む）
位置づけ：海外案件特有の「未請求時点での見積りによる債権認識」から入金までの長期化リスクを回避するため、請求・回収状況をモニタリングし対応を促す（確定債権／見積債権、群分類、RM会議報告、取締役会資料への報告）。 [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF], [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
【ヒアリング質問（5問）】
- 一時的なサービス先行（契約・変更合意・請求確定より先に役務提供が進む状態）が発生した場合、発生理由・発生時点・許容範囲をどのように定義し、誰が判断しましたか。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- 当該案件の債権は「確定債権／見積債権」のどれに該当し、顧客承認の状況はどのように推移しましたか（承認取得の障害、論点、打ち手）。 [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
- 群分類（第1群〜第3群）や高額見積債権（例：50百万円以上）の扱いに照らし、当該案件はどのようにモニタリングされ、請求遅延要因の把握・対策検討はどのように行われましたか。 [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
- RM会議等（RMSのモニタリング手段）において、当該案件はどのように報告・議論され、誰に何が宿題として割り当てられましたか（議事録・資料ベースで説明）。 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF], [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
- 取締役会資料掲載対象となる債権について、財務・管理部から管理本部長への報告（および社内エスカレーション）はどのように行われましたか。報告後の意思決定・指示・フォローまで説明してください。 [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
【追加資料（提出依頼：既入手以外）】
- 債権モニタリング資料（四半期配布リスト、回収状況メモ、案件別滞留理由） [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
- RM会議資料（当該案件の掲載箇所）・議事録・アクション管理表 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- 取締役会向け資料（当該債権の掲載箇所）・管理本部長への報告資料
- サービス先行の内部承認・例外管理の記録（メール、メモ、会議体資料）
Ⅵ．資料提供依頼リスト（ヒアリングシート添付用）
A. 既に入手している資料（被監査部門での再提出は不要：ただし引用箇所の指定は依頼する場合あり）
- Ⅲ-3_RMS運用ガイドライン_250901 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- Ⅳ-15_海外における受注および契約規程_250701 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
- Ⅳ-18_海外における受注計上に関する規程_250701 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- Ⅳ-16_海外案件の請求に係る事務細則_230701 [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
- Ⅳ-5_海外案件における売掛債権管理に関する事務細則_230701 [Ⅳ-5_海外案件にお...務細則_230701 | PDF]
- 25年度版 J01040営業管理（共通）フローチャート_2025.10.14 [Ⅳ-18_海外におけ...る規程_250701 | PDF]
- 25年度版 J01040営業管理（共通）記述書_2025.10.14 [Ⅳ-16_海外案件の...務細則_230701 | PDF]
- 25年度版 J01040営業管理（共通）RCM_2025.10.14 [Ⅳ-15_海外におけ...約規程_250701 | PDF]
B. 補足資料（今回の回答で提出を依頼するもの：段階別に上記に列挙したもの）
- 応札可否検討会議資料、入札対応記録（当該案件）
- 契約交渉議事録（MoM等）、LOI/NTP、顧客承認レター
- 変更契約一覧／未契約残管理資料、打合簿・承認状
- 請求書送付証跡、差戻し・未承認一覧、口座通知関連
- 債権モニタリング資料、RM会議資料・議事録、取締役会掲載資料
- サービス先行の例外承認・例外管理の記録（内部メール・メモ等）
仕上げ（使い勝手向上のための補足：任意）
必要なら、このヒアリングシートを 「提出依頼チェック欄付き（チェックボックス）」や、「記入欄付きWord体裁」（段落番号、添付一覧、証跡番号付与）に整形した版も作れます（内容は同一）。
このまま Word貼り付け用に、見出し番号や体裁（余白・行間）も整える形で再出力しますか？
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